A sociedade exige que o Poder Público seja transparente nas ações e no uso dos recursos financeiros. Além disso, os cidadãos necessitam de serviços de qualidade e que sejam acessíveis de forma rápida. Este cenário favorece a adoção de um software de gestão pública nas diversas esferas governamentais.

Isso porque o avanço tecnológico permite a criação de sistemas que ajudam a administrar com eficiência diversas atividades relacionadas à educação, saúde, segurança, arrecadação, entre outras. Para acompanhar o ritmo das demandas sociais, é fundamental que os gestores públicos utilizem recursos de tecnologia da informação.

Pensando nisso, vamos destacar neste post os benefícios, case de sucesso e os cuidados necessários para implantar soluções de TI no setor público. Confira!

Conheça as vantagens obtidas com um software de gestão pública

Para entender por que cada vez mais gestores estão usando sistemas na administração pública, é crucial conhecer 9 benefícios que as ferramentas de TI podem proporcionar:

1. Transparência

O cidadão deseja acessar dados atualizados em tempo real. Por meio de um software, poderão ser disponibilizadas informações sobre o uso do dinheiro público (pagamento de funcionários, contratos, etc.), o andamento de obras e a oferta de serviços. Isso contribui para as pessoas fiscalizarem os governantes e fazerem sugestões e críticas com foco na melhoria da gestão.

2.Controle orçamentário

Com a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), o setor público precisa gerenciar com inteligência o orçamento, acompanhando a utilização das verbas e os empenhos realizados. Por isso, necessita ter um grande controle sobre a destinação dos recursos financeiros. Se contar com um sistema de gestão, essa tarefa fica bem mais fácil. Num momento de crise econômica, é imprescindível administrar corretamente o erário

3. Análise de indicadores e de metas

Para a administração pública ser mais moderna e ágil, é interessante que sejam adotados indicadores e metas de desempenho. A medida possibilita acompanhar o trabalho desenvolvido pelos funcionários e colabora para verificar como os serviços podem ser aperfeiçoados.

Ao utilizar uma ferramenta de gestão de indicadores e metas, os dirigentes e os funcionários de um órgão podem analisar, em tempo real, se as atividades realizadas estão dentro dos parâmetros estabelecidos.

4. Expansão dos serviços online

Agilidade, acessibilidade e atendimento de alto nível são três aspectos bastante valorizados pela população em relação aos serviços públicos. Por meio de softwares, é possível fazer com que o cidadão possa, em qualquer lugar com acesso à internet, realizar uma série de atividades, como:

  • emitir guias e boletos;
  • agendar consultas nos postos de saúde;
  • solicitar obras no bairro onde mora;
  • acompanhar procedimentos licitatórios;
  • verificar o uso dos recursos financeiros;
  • obter dados sobre contratos e convênios assinados;
  • e fiscalizar o fornecimento de merenda escolar.

5. Gerenciamento do cadastro de fornecedores

Não basta apenas ter o endereço e o ramo de atividade dos fornecedores. É válido também constatar se as empresas estão em situação regular e se estão prestando serviços de alta qualidade. Esses dados podem ser obtidos rapidamente, quando estão disponíveis em sistemas de gestão.

A administração pública moderna precisa saber como os fornecedores estão trabalhando. Afinal, isso pode impactar diretamente na qualidade dos serviços prestados à população.

Por exemplo, uma empresa é contratada para fornecer itens para a merenda escolar. Neste caso, é necessário verificar se os itens estão chegando na quantidade e no tempo combinados. Caso isso não esteja sendo feito, a empresa pode receber multa, ter o contrato rescindido e ser proibida de trabalhar com a administração pública por um certo período.

6. Gestão de obras

Quando o assunto é obra pública, muitos já pensam em duas situações: desperdício de dinheiro público e atraso. Infelizmente, é ainda comum que isso aconteça, mesmo com a escassez de recursos financeiros.

Contudo, é viável reverter esse quadro, desde que sejam adotados softwares de gestão. A iniciativa propicia que haja um planejamento adequado de todas as etapas da obra e viabiliza um monitoramento eficiente, fazendo com que eventuais problemas sejam resolvidos o mais rápido possível.

7. Gerenciamento adequado da demanda

Não contar com itens importantes para a população é ruim, porém comprar demais acaba também sendo prejudicial para os cidadãos. Para evitar que isso aconteça, a recomendação é investir em sistemas que possibilitam ter um controle das compras, do consumo e dos estoques.

Imagine que uma pessoa vai a um posto de saúde e precisa de um medicamento. Ao receber o remédio, o indivíduo verifica que o prazo de validade expirou. Sem dúvida, é uma situação desconfortável. Caso houvesse um maior controle e uma distribuição mais eficiente, esse tipo de problema poderia ser contornado.

8. Melhoria na tomada de decisões

Com dados em tempo real, é mais fácil analisar como os recursos públicos podem ser utilizados. Inegavelmente, um software de gestão pode apontar as regiões em que devem ser feitos investimentos em saneamento básico, iluminação, construção de escolas e de creches, obras de pavimentação, etc.

Ao analisar os recursos financeiros disponíveis e as prioridades da população com informações precisas, os governantes podem planejar e executar as ações necessárias para melhorar a qualidade de vida dos moradores com eficiência e bons resultados.

9. Aumento da produtividade

O estigma da morosidade no setor público ainda é muito presente. Será que é possível mudar essa visão? Com certeza, sim. Para isso, o indicado é investir em software de gestão.

Uma das razões é que a ferramenta mostra os locais que exigem maior demanda por serviços públicos. Outro motivo é que ajuda a utilizar melhor a mão de obra disponível. Por exemplo, um servidor que está sendo pouco aproveitado numa secretaria pode ir para outra unidade, e contribuir para a melhoria dos trabalhos realizados.

Com indicadores e metas de desempenho disponíveis por um sistema, os funcionários serão estimulados a ter mais produtividade e motivação para executar os serviços com mais atenção e qualidade.

Pense em soluções personalizadas

Quando uma instituição pública adquire uma solução personalizada, ela vai contar com uma ferramenta que vai ser desenvolvida para satisfazer a demanda do cliente. Assim, o retorno do investimento será mais rápido, e a melhoria dos serviços será percebida rapidamente.

Um bom exemplo disso é o Nexxus — plataforma digital de gestão de parcerias estratégicas. A ferramenta possibilita um gerenciamento eficiente dos convênios feitos entre a Secretaria de Estado de Educação do Mato Grosso do Sul com organizações da sociedade civil e outras instituições. O objetivo é agilizar tempo e economizar dinheiro na execução das atividades. O software recebeu, em 2016, o XI Prêmio Sul-Mato-Grossense de Inovação na Gestão Pública.

Esteja atento ao processo de implantação

Um sistema de gestão somente vai proporcionar bons resultados, caso seja implantado de forma correta. Para isso, é indicado adotar os seguintes procedimentos:

  • mapeamento das funcionalidades do software;
  • capacitação dos funcionários que vão utilizar a ferramenta;
  • presença de funcionários da empresa do software contratado durante a instalação;
  • e assistência técnica para tirar dúvidas e fazer eventuais correções.

Com planejamento e foco, é possível obter um excelente desempenho com software de gestão pública. Para os interessados em conhecer melhor os benefícios proporcionados por esse tipo de sistema, a dica é entrar em contato conosco pelo site, pelo e-mail falecom@digix.com.br ou pelo telefone (67) 3345-6565. Estamos à disposição para oferecer um atendimento de ótima qualidade!